展示会の集客のコツ｜事前のメール配信数・PR量がブース来場者数を左右する

「展示会に出展したけど、思ったほど自社ブースに立ち寄る来場者がが少なかった…」は、展示会あるあるの１つです。当社ウーマンズ自身、東京ビッグサイトで「女性の健康」をテーマに３年間連続で、展示会主催・企画・運営を行い（以下動画）、「ブースが人だかりになる出展企業」と「そうではない企業」の違いを見てきました。

■満足する出展社、しない出展社

出展企業の皆さんからは「想定以上の名刺交換ができた！」と大満足いただけこともあれば、「全く人が来なかった。何でですか！」とお叱りをいただくこともありました。

私たち主催・運営側は、会場に数万人の来場者を呼び込むことが責務で、それに向けて約1年半かけて準備します。一方で「会場に集まった来場者たちを自社ブースに呼び込めるか否か」は、各出展企業の戦略、事前準備、意気込み次第です。

一つの会場に、数百社が一同に出展するので当然、会場内で “来場者の奪い合い" が起きます。そうすると「緻密な出展戦略」の上、出展に挑む出展企業と、そうではない出展企業とでは大きな差が出てきます。

自社ブースに立ち寄る人の数を増やすにはどうすれば良いのか？主催・企画・運営側にいたからこそ、改めて実感した「自社ブースへの来場者を最大化する方法」をまとめました。

※自社ブースへの来場者数を増やすには、ビジネスの基本でもある「製品・サービスがそもそも魅力的であること」「ニーズを捉えている製品・サービスであること」を前提として本稿、執筆を進めています

■一般的な展示会集客方法と、その限界

多くの出展企業が実践する、定番施策

まずは多くの出展企業が実践している定番の施策を確認してみましょう。

• 好立地に出展する

• 装飾を工夫する

• ノベルティの配布

• ブース内でセミナーを実施

• 優秀な営業担当者をブースに配置など

他にも工夫できることは山ほどあります（全てを紹介すると超長文になるため、詳細は専門書籍やGoogle検索でチェックしてみください🫡）。山ほどあるので、実際に当社ウーマンズも、会期前に展示会の専門家をお呼びして「出展で成果を出すコツ」をテーマにしたセミナーを開催したり、個別相談会を設けて、出展ハウツーをお伝えするなどしていました。

他、来場者が多くの出展企業のブースを回ってくれるよう、企画の工夫や仕掛けを試みたり、メディア誘致も積極的に行いました。

各出展企業のブースの集まり具合　どうしても差が出る

ーーーが。それでもやっぱり、会期を迎えると各出展社の来場者数には差が出てしまうんです。で、私たちは思いました。

と…。そもそも展示会出展に前向きで、キラキラ＆ガツガツしながらブースに立つ担当者もいれば、上司からの命令で嫌々ブースに立つ担当者もいる。優秀な営業パーソンを抱えている出展企業もいれば、営業慣れした人材が１人もいない出展企業もいる。展示会出展に十分な時間や準備、コストをかけられるリソースが潤沢な出展企業もいれば、そうではない出展企業もいる。各出展企業の事情や背景は様々です。

とはいえ出展した以上は、各出展企業は成果を出さなければいけないー。この出展企業の皆さんが抱えるジレンマをどうすれば改善できるのか。３年間、このジレンマに私たち自身も悩み続けました。

※この３年間は、朝日新聞社×ウーマンズでもイベントを開催（同じく東京ビッグサイトにて）。他、大丸松坂屋百貨店、イオンモール、蔦屋書店などともタイアップイベントを実施。毎回、出展・協賛企業を募っていたので実際は、３年間、複数のイベント開催を通して、以下の気付きを得るに至りました。

■ブースの来場者数アップにつながった成功事例

そんな中、途切れることなくブースに人が立ち寄る出展企業の共通項が見えてきました。営業慣れしていない担当者がブースに立ってもー。出展位置が微妙な場所でもー。ブース装飾が地味だったとしてもー。そういった各出展企業の事情や背景、関係なしに、人が集まるブースの共通項は「会期前にどれだけ自社でPRを行ったか？」でした。

集客に成功していた出展企業の共通項

ブースへの来場が途切れることがなかった出展企業は共通して以下を事前に行っていました。

・自社サイトで告知

・ハウスリストに対して告知

・SNSに繰り返し投稿

・PRtimesなどのリリースサイトに出展する旨をお知らせ

など

つまり「出展すること」を、積極的＆繰り返しPRを行っていました。会期中に出展企業の方々に「貴社ブースへの人の集まり具合、どうですか？」とお聞きすると、こんな回答をいただきました。

数百社がいっせいに出展する会場内　自社ブースに人を集めるには、他出展企業と異なる戦略が必須

皆さんもこんなこと、ありませんか？（弊社自身もあります💦）

以前からA社のサービスに興味を持っていても「問合せをするほどまでは興味がない…」「少し話を聞きたいだけだが、ガンガン営業されたら面倒だから、問合せしないまま」は案外とあるものです。他にも「１：１で商談を申し込むのは気がひけるが、展示会場といった大勢が入れ替わり立ち代わり集まる場であれば、気軽に立ち話程度で直接話ができるから、気が楽。立ち寄ってみよう」「商談を申込むまでではないが、まずは挨拶だけしたい」など。

展示会出展する際、事前にPR量を増やしたり、ハウスリストに対してメール配信を何度も行うことで、上記のような属性の企業担当者の方々が案外と足を運んでくれるので、事前のPRはマストです。当然、自社と直接の接点が無い企業に対しても、情報をリーチできるので「面白い企業がある。当日、A社のブースに行ってみよう」となりますよね。自社ブースへの集客を目的に、しっかりと事前PRを行った企業は、そうではない企業と比較すると、集客数は格段に増えます。

■展示会の集客のコツは「事前のメール告知強化」

展示会場はとても広く、数百社がいっせいに「ガンガン営業モード」で軒を連ねるので、他出展企業たちとの競争の場でもあります。数万人が会場に来場しても、「出展した＝自動的に自社ブースに人が集まる」わけではないので、事前に十分なPRを行いましょう。

■展示会の集客に　「メール配信広告（ヘルスケア領域特化）」承ります

展示会出展時に、自社ブースへの集客を強化したい企業様は、当社ウーマンズのメルマガ広告配信サービスをぜひご活用ください🙂🙇🏻。ヘルスケア・医療・介護・美容領域の企業の方々へ、貴社の出展情報（展示予定の製品・サービス、来場特典、ブース出展番号など）をメルマガで告知いたします。料金・メルマガ広告配信のご相談はこちらから！　貴社ブースへの送客をお手伝いさせていただきます。